Pour les PME et TPE, des factures non encaissées peuvent provoquer de graves difficultés, allant jusqu’au risque de faillite. Pour optimiser le recouvrement des créances, la dématérialisation est une bonne solution.
Lorsque les factures impayées s’accumulent dans une entreprise, le ciel s’assombrit. Cette situation critique pour les PME et TPE n’est pas à imputer aux seuls clients mauvais payeurs : une mauvaise organisation du recouvrement au sein de l’entreprise du fournisseur peut aussi compliquer la tâche.
Rationaliser pour mieux encaisser
Une facture oubliée, une relance envoyée à la mauvaise adresse, la solvabilité d’un client surévaluée… L’erreur est humaine, mais elle peut avoir de graves conséquences sur la santé d’une entreprise. Pour parer à ces déficiences, les progiciels de gestion permettent aujourd’hui de mettre en place des solutions de recouvrement dématérialisé.
La machine ne remplace toutefois pas l’humain : avant de mettre en place un ERP efficace, il est indispensable d’étudier les besoins de l’entreprise, son fonctionnement et sa clientèle. Depuis l’évaluation de la solvabilité des clients jusqu’aux relances, on analyse ainsi tout le process en place : versement des acomptes, précision et ponctualité de la facture, émission de relances préventives avant l’échéance, puis le recouvrement.
Une fois la chaîne d’actions clarifiées, les solutions progicielles en interne ou via des prestataires permettent de systématiser la plupart des étapes.
La dématérialisation et l’automatisation au service de l’humain
Si l’on peut automatiser le recouvrement, y compris l’envoi de relances, cette démarche ne sera efficace qu’avec un personnel sensibilisé à ces nouveaux outils et à l’intérêt d’un encaissement ponctuel et efficace.
Loin de se faire remplacer par ces outils numériques, les chargés de recouvrement verront leur travail clarifié. Si le progiciel prend en charge une partie des tâches, le regard attentif du spécialiste permettra quant à lui d’établir des priorités, d’effectuer un suivi détaillé de chaque contrat, d’affiner les stratégies en fonction des types de client, et de négocier au cas par cas si besoin.
Le traitement des dossiers réunis au sein d’un même outil facilite donc la tâche du service comptable, et contribue par là même au développement de l’entreprise, sans que l’automatisation ne soit synonyme de déshumanisation.
Approfondir
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