A compter du 1er juillet 2020, le syndic professionnel mettra à disposition des copropriétaires un accès en ligne à certains documents relatifs à la gestion de l’immeuble. Les contours de cette obligation instituée par l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 – dans sa version en vigueur au 25 novembre 2018 – viennent d’être précisés par un décret en date du 23 mai 2019. Dans quel objectif le législateur impose-t-il la dématérialisation des documents ? Quelles mesures à la charge du syndic pour se conformer à la loi ? Réponses.
Accès en ligne aux documents dématérialisés : enjeux et bénéfices pour la copropriété
A l’ère des nouvelles technologies de l’information et de la communication, l’individu – dans sa sphère tant privée que professionnelle – s’est habitué à la dématérialisation, et l’exige (légitimement) tous domaines confondus. Le droit de la copropriété ne pouvait pas y échapper.
En imposant au syndic de proposer un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés, le législateur force l’adaptation des acteurs professionnels du marché au monde d’aujourd’hui. En jeu :
- Les attentes des copropriétaires : le copropriétaire veut accéder librement, dès qu’il le souhaite, aux documents relatifs à la gestion de l’immeuble et de son lot spécifique. L’immédiateté, la permanence et l’exhaustivité de l’information sont des enjeux majeurs, auxquels répond la dématérialisation – à condition d’être mise en œuvre dans les bonnes conditions.
- La fluidité des rapports avec les membres du conseil syndical : le conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion. Pour mener à bien leur mission, ses membres doivent pouvoir disposer d’une information accessible facilement et rapidement. La mise à disposition des documents pertinents via un espace en ligne permet de verrouiller les rapports entre le syndic et le conseil syndical de la copropriété.
- La simplification du formalisme du droit de la copropriété : les voies traditionnelles de circulation de l’information entre les différents acteurs de la copropriété impliquent des moyens chronophages et coûteux. Substituer à l’envoi papier des documents leur transmission par voie dématérialisée permet de réduire ces contraintes. A noter : la mise en place de l’espace en ligne sécurisé représente un coût pour le syndic, qu’il s’agit d’amortir en démocratisant cette voie de transmission – jusqu’à la substituer dans la plus large mesure possible aux envois par courrier.
Zoom sur les obligations du syndic professionnel
Au 1er juillet 2020, le syndic devra avoir mis en œuvre les moyens nécessaires pour proposer la mise à disposition des documents de copropriété via un espace en ligne. Seule la décision contraire de l’assemblée générale, prise à la majorité des voix de tous les copropriétaires, exempte le syndic de cette obligation.
A noter : la loi et son décret d’application ne visent que le syndic professionnel. A ce jour, le syndic bénévole n’est pas concerné par les nouvelles mesures.
Les moyens technologiques à mettre en œuvre doivent notamment permettre la sécurisation des échanges, ainsi que la conservation des documents pour la durée nécessaire.
Doivent être librement accessibles à l’ensemble des copropriétaires, a minima, les documents suivants :
- Le règlement de copropriété, l’état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant – s’ils ont été publiés.
- La dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic.
- Le carnet d’entretien de l’immeuble.
- Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l’immeuble en cours de validité.
- Les contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité.
- L’ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l’exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat.
- Les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours.
- Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées.
- Le contrat de syndic en cours.
Doivent être librement accessibles au copropriétaire concerné, via un espace personnel sécurisé, a minima les documents suivants :
- Le compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle.
- Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire.
- Lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d’un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle.
- Les avis d’appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.
Doivent être librement accessibles aux membres du conseil syndical, via un espace dédié sécurisé, a minima les documents suivants :
- Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l’exercice échu.
- Le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires.
- Les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré.
- La liste de tous les copropriétaires établie par le syndic.
- La carte professionnelle du syndic, son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité.
La mise en ligne des documents doit être effectuée dans les délais, et l’accès doit être permanent – pour toute la durée nécessaire.
A noter : ces listes mentionnent le minimum requis par la loi. Libre au syndic de mettre à disposition d’autres documents.
La mise en œuvre de la dématérialisation en pratique
- Sur la forme : le syndic devra s’entourer sans tarder de prestataires TIC pour mettre en place le système informatique – et en paramétrer les différents accès.
- Sur le fond : Il pourra faire appel à des experts pour réunir et mettre en ligne l’ensemble des documents obligatoires.
Détecnet fournit notamment le règlement de copropriété dont l’ensemble de ses modificatifs, les états hypothécaires donnant les informations sur le(s) bien(s) et le(s) propriétaire(s), les titres de propriétés, l’état descriptif de division et bien d’autres ! Tous les documents essentiels pour faciliter la tâche d’information des syndics.